Anforderungsmanagement anstatt Kräftemessen

Ein neues Tool muss her, doch die Entscheidungsphase im Anforderungsmanagement nimmt kein Ende? Die Anforderungen von Marketing, Vertrieb oder IT sind oft vollkommen unterschiedlich. Beim Kräftemessen gilt: Je komplexer das Thema, desto klarer muss die Zielsetzung formuliert sein. Durch das richtige Anforderungsmanagement ziehen Abteilungen an einem Strang.

Startschuss für das Anforderungsmanagement  ist bei Vision11 ein Workshop. Um herauszufinden, welche Probleme und Strukturen in den einzelnen Abteilungen bestehen und um eine Prozessberatung vorzunehmen, müssen wir bestehende Anforderungsmanagement Prozesse zunächst analysieren. Die Kernfragen lauten: Wie lebt der Kunde die Prozesse bisher? Wo gibt es Potenzial zur Verbesserung? Lassen sich die aktuellen Prozesse verändern? Gleichzeitig arbeiten wir im Workshop mit dem Kunden auf, welche Erwartungen an ein mögliches Tool bestehen. Ein Beispiel eines Kundenworkshops zum Thema Kampagnenmanagement:

Quelle: Vision11

Anforderungsmanagement Methoden:

Im Requirement Engineering, d.h. dem Anforderungsmanagement gibt es klare Einteilungen und Definitionen. So unterscheidet man generell zwischen drei Arten von Anforderungen:

Quelle: Chris Rupp; Klaus Pohl: Basiswissen Requirements Engineering. dpunkt.verlag GmbH, 2015, S. 8-9

Kano-Modell Definition: Kategorisierung im Anforderungsmanagement

Die Besonderheit des Kano-Modells im Anforderungsmanagement liegt in der Einteilung in die drei verschiedene Faktoren Basis, Leistung und Begeisterung. Unterschieden wird zwischen unterbewussten, bewussten und unbewussten Anforderungen der Stakeholder. Die Abstufung wird durch die Zufriedenheit erzeugt:

1. Basisfaktoren: Vermeiden starke Unzufriedenheit (erkennbar durch Beobachtungstechniken)
2. Leistungsfaktoren: Sinkende Zufriedenheit, bei fehlendem Leistungsfaktor (erkennbar durch Befragungstechniken)
3. Begeisterungsfaktoren: Wert wird erst bei Nutzung erkannt (erkennbar durch Kreativitätstechniken)

Beispiel Kampagnenmanagement-Tool, Quelle: Vision11

Auch in unserem Kundenbeispiel konzentrieren wir uns auf die Einteilung der Anforderungen des Anforderungsmanagements auf User Story Ebene in die drei Faktorarten. Im nächsten Schritt erfolgt eine subjektive Bewertung von Kundenzufriedenheit und Qualitätseigenschaften. Durch diese Herangehensweise lässt sich das Anforderungsmanagement in einer anderen Weise bewusst machen. So müssen Basismerkmale beispielsweise so gut wie möglich erfüllt sein. Ein Beispiel hierfür: User kann sich trotz Logout-Button nicht mehr ausloggen. In der oberen Grafik unseres Projektbeispiels sind diese Faktoren unterhalb der unteren roten Linie zu finden (z.B. -4/-10 oder 2/-5). Je nach Faktor sind unterschiedliche Werte möglich, die jedoch in einem bestimmten Bereich zu finden sind: So befindet sich das Leistungsmerkmal nur auf der Diagonalen (Werte wie 4/4 oder 9/9). Dieser Ansatz ist auch als Basis für einen weiteren Ausbau bzw. die Verbesserung von Funktionen denkbar.

Anforderungsmanagement Prozess: Fokus User Stories

Bei den Formulierungen der Anforderungen im Anforderungsmanagement gibt es verschiedene Vorgaben. Nachdem das menschliche Kurzzeitgedächtnis begrenzt ist, eignen sich vor allem kurze Sätze und Absätze. Auch die Komplexität innerhalb der Sätze gilt es zu reduzieren – zum einen durch nur eine Anforderung pro Satz zum anderen die Formulierungen im Aktiv und mit nur einem Verb. Vom Aufbau her sind System, Einteilung der Wichtigkeit und die eigentliche Anforderung zu formulieren. Hilfestellung bei dem Anforderungsmanagement liefert hierbei die Verwendung einer Satzschablone:

Quelle: Vision11 GmbH

Das Akronym INVEST stellt häufig die Basis für das Erstellen von guten User Stories dar. Folgende sechs Eigenschaften sollte eine User Story erfüllen:

• independent (unabhängig)

Im bereits beschriebenen Projektbeispiel gab es bereits erste Information bzgl. zwei der Tools. Erfahrungen und auch der rege Austausch im Vorfeld der Erstellung von User Stories erschwerte einen unabhängigen Schreibstil. Laut unserer Erfahrung ist es wichtig, eine entsprechende Story so zu formulieren, als ob der Kunde noch nie mit einem Kampagnentool gearbeitet hat.

• negotiable (verhandelbar)

Wenn man Anforderungen schreibt und danach eine Systemintegration vornimmt, muss man auch bereit sein, Kompromisse einzugehen. In unserem Beispiel lautete eine Anforderung, einen Login über E-Mail und Passwort zu garantieren. Die finale Lösung dagegen bietet nur ein Login über Username und Passwort an. Bei relevanteren Beispielen und Situationen muss man einen Workaround oder eine ähnliche Lösung finden.

• valuable (werthaltig) für User oder Kunden

Nur wirklich sinnvolle Funktionen muss man auch tatsächlich aufnehmen. So ist beispielsweise der Versand von Ware für ein Kampagnenmanagement-Tool nicht zielführend.

• estimatable (schätzbar)

Entscheidend im Anforderungsmanagement ist eine grobe Abschätzung von Entwicklungsaufwand und Nutzen. So lässt sich vermeiden, dass man ein Randwerkzeug mit schlechtem Verhältnis von Kosten und Nutzen entwickelt. In unserem Projektbeispiel wurde aufgrund abweichender Anforderungen die Frage aufgeworfen, ob eine eigene Login-Seite notwendig ist. Da kein Mehrwert dadurch erzeugt würde, fiel die Entscheidung auf einen Standard-Loginbereich.

• small (klein)

Stories sollten möglichst klein und präzise formuliert sein. Nur so lassen sie sich ausreichend abgrenzen. Beispiele hierfür: Als User möchte ich eine Login-Maske zur Verfügung haben, als User möchte ich mich per Email und Passwort anmelden, als User möchte ich nach einer Stunde automatisch ausgeloggt werden etc.

• testable (testbar)

Eine Story muss man immer im Nachhinein testen, um die Umsetzung auch festhalten zu können. Ein Beispiel: Der Server liegt an einem besonderen Ort und wird jeden Tag bewacht. Da dieses Umfeld für uns nicht testbar ist, ist auch die Story für uns schwer realisierbar.

Anforderungsmanagement: Fazit

Oft erstellt man die Anforderungen des Anforderungsmanagements vor der Systemauswahl und eine allgemeingültige Formulierung der Anforderung ist erforderlich. In unserem Projektbeispiel zum Thema Anforderungsmanagement wäre z.B. eine Anforderung: „Der Logout-Button ist in einem Dropdown Menü in der rechten oberen Ecke auswählbar“ zu präzise. Stattdessen lautet die optimale Formulierung: „Als User kann ich mich aus dem System ausloggen“. Dadurch ist sichergestellt, dass eine Anforderung im Anforderungsmanagement nicht direkt an ein bestimmtes System gebunden ist.

Doch was soll ein System können und lässt sich dieser Aspekt auch im Nachhinein testen? Für die Antwort auf diese Fragestellungen ist die einleitende Anforderungsanalyse des Anforderungsmanagements elementar. Die konkreten Formulierungen, Kategorisierungen und Satzschablonen des Requirement Engineerings entscheiden maßgeblich über die richtige Softwareauswahl. Tatsächlich scheitern viele Projekte am Anforderungsmanagement, weil die IT-Vorhaben nicht die Wünsche der Auftraggeber erfüllt haben. Auch kostspielige Fehlentwicklungen kann man in Projekten mit Hilfe von präzise formulierten User Stories vermeiden.

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