Agiles Management: OKR-Methodik im Detail

OKRs bieten eine vielversprechende Alternative, um ein qualitatives, priorisierendes und agiles Zielsystem transparent aufzubauen und darzustellen. Durch Internetgiganten wie Intel und Google erfährt die Methode momentan viel Aufmerksamkeit und Anerkennung. Mittlerweile nutzen branchenübergreifend unzählige Top-Unternehmen die agil geprägte Management-Methode. Alle Hierarchiestufen werden Teil der Quartalsstrategie und sichern so eine sinnvolle Aufgabenverteilung. Doch was sind die größten Herausforderungen der OKR-Methodik?

In unserem Blog-Beitrag zu agilem Management vor einem Monat haben wir die Grundsätze der OKR-Methodik bereits aufgezeigt und einige Vorteile und Voraussetzungen dargestellt. Dieser Beitrag setzt den Fokus auf die konkrete Umsetzung im Unternehmen, sowie den Umgang mit potenziellen Herausforderungen. Wie die Grafik veranschaulicht, geben Mitarbeiter bei der richtigen Umsetzung von OKRs, eine deutlich gesteigerte Zufriedenheit, Leistungsbereitschaft sowie Mitarbeiterbindung an.

Quelle: Eigene Darstellung nach Ostfalia

OKR Definition

OKR ist eine Methode, die darauf abzielt, bei der Umsetzung von Unternehmenszielen die interne Transparenz, Klarheit und Kommunikation zu fördern sowie die Sinnhaftigkeit priorisierter Tätigkeiten zu verdeutlichen. OKRs bestehen aus den folgenden drei Teilen:

• Objektives (Ziele) sind die zu erreichenden Ziele
  → Beispiel: HR-Software zur Weiterempfehlung von offenen Stellen und Inhalten im Quartal X etablieren

• Key Results (Schlüsselergebnisse) sind die messbaren Ergebnisse, die zur Erfüllung der Objektives beitragen
  → Beispiel: 70% der Mitarbeiter nutzen die neue HR-Software bis zum Ende des Quartals

• Initiatives (Initiativen) sind die konkreten Tätigkeiten, die zur Erfüllung der Key-Results beisteuern. Diese werden oft auch „lead measures“ genannt und stehen sogenannten „lag measures“ (z.B. Umsatz oder Gewinn) gegenüber.
  → Beispiel: Incentives für den Gamification Ansatz der HR-Software definieren

Objektives stellen das übergeordnete Ziel dar, Key Results sind die Indikatoren, um zu messen, wie weit die Objektives vorangeschritten sind und Initiatives zeichnen die konkreten, dazugehörigen Tätigkeiten ab.

Quelle: Vision11

OKR Struktur

OKRs sollten quartalsweise angelegt sein, um die agilere Verbindung zwischen Tätigkeiten und ihren übergeordneten Zielen in einem absehbaren Rahmen beizubehalten und damit erfolgreich in der VUKA-Welt zu agieren.

Die Struktur ist dabei beliebig weit ausbaufähig, es können sowohl alle Hierarchiestufen als auch Abteilungen mit einbezogen werden. Sinnvolle OKRs lassen sich durch eine Kombination aus Top-Down (ca. 40%) und Bottom-Up (ca. 60%) formulieren. So werden grundlegende Unternehmensziele beibehalten, während die konkrete Umsetzungsfreiheit in die Hand der ausführenden Mitarbeiter gelegt wird.

1. Führungsstil: Servant Leadership (v.a. Coaching der Mitarbeiter)
2. Koordination: Top-Down (40%) & Button-Up (60%)
3. Zusammenarbeit: Co-Creation
4. Methodenziel: Agilität
5. Motivation: Eher intrinsischer Anreiz
6. Kommunikation: Transparent
7. Ausrichtung: Eher Team

Quelle: Eigene Darstellung, angelehnt an Workpath (2017)

OKR-Methodik

OKRs sollten ambitioniert und gerade an der Grenze zum Unerreichbaren angesetzt werden, wobei eine ca. 70-prozentige Erfüllung der Zielsetzungen in vielen, (v.a. amerikanischen) Unternehmen, die OKRs nutzen, als optimal angesehen wird. Daher sollten auch kleine Erfolge bereits gefeiert werden. So wird eine Denkweise gefördert, die zu Höchstleistung anregt. Die Erfüllung von OKRs lässt sich ggf. auch mit (monetären) Boni kombinieren. Um sicherzustellen, dass die Ziele trotzdem hoch genug angesetzt werden, empfiehlt sich beispielsweise ein Ampelsystem. Dabei wird die 70-prozentige Erfüllung eines Objektives bereits als „grün“, also erreicht angesehen. Alternativ lässt sich die Grenze auch auf 125% anheben, wodurch die Boni je nach Grad der Erfüllung variabel ausfallen können.

Jeder Mitarbeiter behält den Überblick über die Unternehmensstrategie, während die Sinnhaftigkeit einzelner Ziele und Tätigkeiten der Teams klar wird. Zudem sollten OKRs nach dem SMART-Prinzip (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert) kreiert und positiv formuliert werden. Um die Motivation hoch und den Aufwand gering zu halten, sollten nicht zu viele Objektives und Key Results formuliert werden, sondern wirklich nur die ca. 15 wichtigsten Hauptziele des Unternehmens sowie Schlüsselergebnisse für die kommenden 3 Monate, die sich außerhalb des Tagesgeschäfts ansiedeln. So wird der Fokus sinnvoll gesetzt und die Priorisierung der Tätigkeiten beibehalten, während gleichzeitig ein Puffer für die jeweiligen Teams beibehalten bleibt.

Die größten Herausforderungen

OKRs erfordern ein hohes Maß an Kreativität und Eigenverantwortung und gleichzeitig Disziplin. Zudem empfiehlt sich eine eher agile Unternehmensstruktur sowie agile Denk- und Verhaltensweisen. Bei stark hierarchischen Managementstrukturen besteht nur wenig Freiraum für abstrakte Zielsetzungen, sodass die Stärken des Systems stark eingeschränkt werden.

Kulturwandel: Da es sich um einen grundlegenden, weitreichenden Wandel handelt, sind vor allem die Bereitschaft und proaktive Mitarbeit der Management- und Führungsebene sowie der Mitarbeiter entscheidend, um den Prozess und die passende Unternehmenskultur erfolgreich zu etablieren. Andernfalls werden OKRs hauptsächlich als Mehraufwand in Verwaltung und fälschlicherweise als zusätzliches Kontroll-Tool der Produktivität angesehen.

Überforderung: Die ambitionierte Zielsetzung, die mit OKRs einhergeht, bedarf motivierten und fähigen Mitarbeitern. Die zusätzliche Verantwortung, die eigenen Ziele zu definieren, anstatt einfach die Befehle des Vorgesetzten auszuführen, kann zwar zu einer persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung führen, könnte jedoch ohne die richtigen Rahmenbedingungen auch viele Mitarbeiter, aber auch Führungskräfte  überfordern.

Kontrollverlust: Ebenso wie die zusätzliche Verantwortung der Mitarbeiter, wird auch zusätzliches Vertrauen der Manager ihnen gegenüber gefordert. Bei zu hoher Kontrolle und strenger Prüfung funktioniert die OKR-Systematik nicht vollständig.

Passung und Grenzen: Die Zielvorgaben sollten individuell auf einzelne Teams (und Personen) zugeschnitten sein, da es andernfalls zu Unklarheit und daraus resultierender Demotivation der Arbeitskräfte kommen kann. Die persönliche Auseinandersetzung mit den eigenen Grenzen sowie dem individuell geleisteten Beitrag zum Unternehmenserfolg sind wichtige Faktoren der OKR-Methodik.

Potenzial der OKR-Methodik

Richtig ausgeführt, verhelfen OKRs zu mehr interner Transparenz und sorgen dafür, dass alle Teamziele gewissenhaft dem Unternehmensziel und -strategie beisteuern. Die Mitrede- und Mitgestaltungsmöglichkeiten der Mitarbeiter resultieren in einer gesteigerten Leistungsbereitschaft sowie Potenzialentwicklung und Mitarbeiterbindung. Die gesteigerte Transparenz macht extreme Kontrolle überflüssig und steigert so die Produktivität sowie das Wohlbefinden über alle Hierarchieebenen hinweg.

Die meisten Vor- und Nachteile ergeben sich letztendlich aus der individuellen Umsetzung des OKR-Modells. Während ein nah an der Methodik angewandter, einheitlicher und gut kommunizierter OKR-Prozess nahezu ausschließlich in Vorteilen resultiert, kann eine falsche Umsetzung sehr negative Folgen in vielen Bereichen haben wie zum Beispiel der Motivation oder dem Teamgedanken und verschwendetet Arbeitszeit. Es empfiehlt sich, im Vorhinein Manager und Mitarbeiter zum Thema OKRs zu befähigen und (einen oder mehrere) OKR Master festzulegen, die allen Mitarbeitern als Ansprechpartner dienen und methodische Expertise vermitteln. Die Ziele, Hintergründe und Vorteile sowie die Formulierung von OKRs sollte in Workshops ausgearbeitet werden, um die Anfangsphase zu erleichtern und einen positiven Ablauf zu gewährleisten. Der komplette Nutzen entfaltet sich meist erst nach zwei bis drei Quartalen, was eine gute Lernmentalität, koordinierte Reviews und Retrospektiven sowie einen gewissen langen Atem voraussetzt.

Wie dieser Erfahrungsbericht beschreibt, hat die OKR-Methodik seit ihrer Einführung im Jahr 2019 bei Vision11 bereits viele Unternehmensprozesse positiv verändert. Denn sie fördert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und somit die interne Transparenz kontinuierlich.

Haben Sie noch Fragen zur OKR-Methodik? Oder benötigen Sie Hilfe bei der Konzeption?

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