Dilemma Vertragsform: Festpreis oder Time & Material?

Ein neues Projekt, eine neue Verhandlung, eine neue Vertragsform – und jedes Mal stellt sich die Frage: Besser ein Festpreis-Modell oder doch lieber auf Time & Material-Basis?

Beim ersten Projekt ist es beiden Parteien wichtig, die Arbeitsweise, das Anforderungsmanagement sowie den Umgang mit Änderungswünschen des Vertragspartners kennen zu lernen. Hier entsteht bereits das erste Konfliktpotenzial bei Vertragsverhandlungen: Während der Auftraggeber die Geschwindigkeit und Qualität des Dienstleisters kaum einschätzen kann, fürchten Dienstleister oft, zu wenig Unterstützung bei internen Anliegen wie der Informationsgewinnung zu erhalten und größtenteils auf sich alleine gestellt zu sein.

Diese Diskrepanz zieht sich durch nahezu alle Bereiche des Projekts. Was für die eine Partei einen Vorteil darstellt, könnte für den Partner ein Nachteil sein. Wie also mit den vertraglichen Rahmenbedingungen umgehen? Welche Projekte eignen sich generell eher für ein Festpreis Modell und wann bietet sich die Time & Material (T&M) Variante an?

Quelle: Vision11

Die Graphik zeigt die drei Hauptkriterien bei der Beeinflussung der Vertragsform auf. Doch es gibt noch weitere Aspekte, die mit in die Entscheidung einfließen:

Hauptkriterien Vertragsform

• Komplexität des Projektumfangs
  → Wenn sich das Ausmaß schwer einschätzen lässt, empfiehlt sich oft ein T&M Vertrag.

• Projektmethodik
  → Bei agilen Projektabläufen zeigt die Flexibilität einer T&M Variante ihre Stärken, während sich das Festpreismodell eher für das klassische Projektmanagement eignet.

• Vertrauen bzw. Erfahrung
  → Beidseitiges Vertrauen stellt eine Grundvoraussetzung für erfolgreiche Projekte dar. Bei Erstprojekten zweier Parteien beeinflusst daher die Vertragsstruktur oftmals auch den Ablauf.

• Budget
  → Bei Festpreisverträgen werden die erforderlichen und optionalen Anforderungen bereits im Vorfeld klar definiert. Gerade bei stark eingeschränkten Budgets wird so die beidseitige Zufriedenheit mit dem Ergebnis sichergestellt.

• Zeit
  → Wenn ein schneller Release nötig ist und die Projektplanung noch während dem Beginn der Entwicklung weiterläuft, empfiehlt sich T&M aufgrund seiner kurzen Vorlaufzeit, lockereren Abnahmen sowie einfachen Change-Implementierungen. Bei eingespielten Projektabläufen verringert sich jedoch die sonst langwierige Vor- und Nachlaufzeit der Festpreis Vertragsform, so dass sich die zeitliche Differenz deutlich verringert und das Festpreis Modell interessant wird.

Auf einen Blick:

Voraussetzung Festpreis:

✔ Sehr präzise Anforderungsbeschreibung, um nachträgliche Diskussionen über die Implementierung von Inhalten zu vermeiden

✔ Erbrachte Vorleistungen werden koordiniert und anfallende Kosten aufgeteilt

✔ Klärung des Preismodells bei gegebenenfalls auftretenden Zusatzleistungen

✔ Genaue Abwägung von Must-Have Funktionen und optionalen Zusatzleistungen

Voraussetzung T&M:

✔ Abrechnung von Besprechungen und Fahrtwege ist beidseitig abgestimmt

✔ Einigung, ob nach Stunden- oder nach Tagessatz abgerechnet wird

✔ Dauerhaft gut abgestimmte Kommunikation wird gewährleistet

✔ Zielgerichtetes planen und umsetzen des Ressourcen-Managements

Vor- und Nachteile des Festpreis-Vertrags für Dienstleister und Auftraggeber

Vor- und Nachteile des Time & Material Modells für Dienstleister und Auftraggeber

Um beiden Parteien das Beste aus den zwei Vertragsformen zu bieten, eignen sich oft individuelle Variationen. Beispielsweise lässt sich ein Aufwandspreis-Modell monetär deckeln oder der Festpreis von einzelnen Meilensteinen vereinbaren. So wird die Variabilität beibehalten, während gleichzeitig Sicherheit gewährleistet und das Risiko beider Parteien minimiert wird.

Die perfekte Vertragsform gibt es aufgrund der verschiedenen Gewinnausrichtungen und individuellen Projektanforderungen nicht. Jedoch zeichnen sich bei einigen Projekttypen bestimmte Vorteile ab. Mit einer, auf das Projekt abgestimmten Mischform, lassen sich gleichzeitig viele potenzielle Risiken und Nachteile umgehen. Denn am Ende des Tages sind sowohl Auftraggeber als auch Dienstleister an einem harmonischen und erfolgreichen Projektablauf, sowie -Ergebnis interessiert.

Lassen Sie uns gemeinsam ein individuelles Angebot erarbeiten und die Verhandlungen starten: