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IT Readiness Check: SAP S/4HANA

IT Readiness Check: SAP S/4HANA

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Auf den Fluren vieler Unternehmen wird das Thema S/4HANA und der Umstieg vom altbekannten SAP ERP hin zum neuen digitalen Kern einer SAP-Landschaft diskutiert. Der Umfang der Transformation wird dabei oft unterschätzt. Ein ausführlicher IT Readiness Check hilft dabei, das Projekt eingehend zu planen und die beteiligten Mitarbeiter bestens darauf vorzubereiten.

 

Handelt es sich um ein reines IT-Thema nach dem Motto “im Grunde ist es wie das Einspielen eines neuen Upgrades oder Support Package“? Nein! Denn die anzustrebende Transformation, die damit einhergeht, ist eine viel umfassendere. Tatsächlich sollte

 

  • einerseits im Hinblick auf die möglichen Nutzenpotenziale sowie
  • andererseits zur Sicherstellung der Akzeptanz der Änderungen bei den betroffenen Nutzern

 

daher als gemeinsam getriebenes Projekt von Fachbereich und IT-Abteilung erfolgen.

 

Nichtsdestotrotz gibt es aber eine Reihe von Fragestellungen und Themen, mit denen sich die Entscheider, Architekten und IT-Experten, bereits vorab oder zu Beginn eines S/4HANA Transformationsprojektes beschäftigen sollten. Dieser Artikel soll hierzu eine Übersicht und Empfehlungen geben, wie man eine „IT Readiness“ im Unternehmen angehen und herstellen kann. Im Fokus stehen dabei zwei Dinge: Zum einen welche Fragen vor bzw. während des Umstiegs aufkommen und wie man eine passende Antwort findet und zum anderen welche (kostenlosen) Angebote & Tools der SAP dabei unterstützen.

 

 

IT Readiness Check: Fragen, Ergebnisse und SAP Tools

 

Unter dem Begriff IT Readiness wird hier die Vorbereitung und Ausarbeitung einer Reihe von Themen verstanden, welche von Überlegungen zur IT-Architektur über Softwareentwicklungs- und Basis-relevanten Aufgabenpaketen bis hin zur Projektplanung reichen. Für viele dieser Themen gibt es Angebote und Werkzeuge, die von SAP zum Teil kostenlos bereitgestellt werden, um bei der Beantwortung dieser Fragen zu unterstützen.

SAP S/4HANA Readiness Check Fragen, Ergebnisse und Tools

Quelle: Vision11

Zu Beginn stellen sich ganz grundlegende Fragen der IT-Architektur, bspw. wie die zukünftige Systemlandschaft aussehen könnte und wie diese erreicht werden kann. Ein Hilfsmittel dafür stellt der Transformation Navigator dar, welcher den SAP Produktkatalog auf Basis von Capabilities darstellt. Die aktuelle Systemlandschaft kann als Ausgangspunkt automatisiert erfasst werden und anschließend für jede Capability oder jedes Produkt potenzielle Nachfolgeprodukte zur Auswahl angeboten werden. Nach und nach ergibt sich so eine zukünftige SOLL-Landschaft, die zur Erstellung einer Roadmap genutzt werden kann. Mithilfe der Model Company können Best Practices schnell implementiert (bspw. auf einem Sandboxsystem) und getestet werden, so dass die Entscheidung für oder gegen ein zukünftiges Produkt schneller getroffen werden kann.

 

Damit verbunden ist die Frage, mit welcher Transformationsstrategie (Greenfield / Brownfield / Selective Data Transition) man am besten ans Ziel kommt. Eine Tendenz, welche Option den besten Fit bieten würde, kann man anhand der Beantwortung der folgenden Fragen ableiten:

SAP S/4HANA Readiness Check Tabelle mit Fragen zum Rollout und Brownfield, Selektive Data Transition und Greenfield Ansätzen

Quelle: Eigene Darstellung nach SAP DM&LT

Kerninhalt der IT Readiness ist die technische Evaluierung der bestehenden Systeme und daraus die Ableitung der jeweils benötigten Vorarbeiten. Grundlage einer solchen Evaluierung sollte der Readiness Check darstellen, welcher auf den Quellsystemen ausgeführt wird. Auf Basis der dort enthaltenen Daten, der Add-Ons, des Custom Codes, der Nutzungsstatistiken und der aktiven Geschäftsprozesse bietet er eine Übersicht inklusive Handlungsempfehlungen. Details zum S/4HANA Readiness Check finden Sie im unteren Teil des Artikels. Weitere hilfreiche Tools sind das ABAP Test Cockpit, gegebenenfalls in Verbindung mit CCLM (Custom Code Lifecycle Management) zur detaillierten Analyse und Behebung von problematischen Custom Code Stellen. Zusätzlich bietet das DVM Cockpit einen S/4 Vor-Conversion Check für die Verwaltung des Datenvolumens.

SAP S/4HANA Readiness Check alternative Fragen, Ergebnisse und Tools

Quelle: Vision11 

Bei der Erstellung und der Argumentation für einen Business Case kann ebenfalls der Transformation Navigator helfen. Dieser ermöglicht die Identifikation und Verknüpfung sogenannter Werttreiber. SAP liefert für diese Werttreiber Erfahrungswerte mit, inwiefern sich diese Kennzahlen durch die Transformation auf S/4HANA verändern können. Durch Eintragung eigener Unternehmenskennzahlen in die Werttreiber wird so eine erste, vereinfachte Datenbasis für eine Quantifizierung der Mehrwerte erreicht. Business Scenario Recommendations verknüpft operative Kennzahlen mit Geschäftszielen und zeigt auf welche S/4HANA Funktionalität dabei unterstützt, diese zu verbessern. Zur Recherche von Case Studies anderer Unternehmen (derselben Branche, falls gewünscht) dient der Business Value Advisor, welcher auf diese Weise die Identifikation von Verbesserungspotenzialen unterstützt.

 

IT Readiness Check: Erste Schritte

Die im Folgenden beschriebenen Schritte kann man schon heute im bestehenden ERP-System durchführen (bspw. den S/4HANA Readiness Check) oder die Tools nutzen, um bei den Fach- und IT-Experten Wissen aufzubauen.

 

  • S/4HANA Readiness Check 2.0 implementieren & ausführen

Ausgangspunkt sollte der Readiness Check (seit kurzem in Version 2.0 verfügbar) sein sowie dessen Ergebnisse, die grob in 3 Bereiche aufgeteilt werden können: technischer Handlungsbedarf, funktionale Analyse basierend auf der bisherigen Systemnutzung sowie Auswertungen auf Grundlage der Daten im System.

SAP S/4HANA Readiness Dashboard

Quelle: Eigene Darstellung nach dem SAP Readiness Check

Zum technischen Handlungsbedarf liefert dieser eine erste Übersicht, ob die im System aktiven Business Functions, Add-Ons und BW-Extraktoren in Bezug auf S/4 kompatibel, obsolet, nicht kompatibel, zu löschen oder mit Anpassungsbedarf weiterhin nutzbar sind. Hierbei ist zu beachten, dass Add-Ons von Drittherstellern meistens mit „Unbekannt“ bewertet werden und somit die Recherche beim jeweiligen Hersteller selbst erfolgen muss. Außerdem kann es sein, dass nicht alle Add-Ons aufgeführt werden, falls diese durch Transporte und nicht über die Transaktion SAINT eingespielt wurden. Dies lässt sich allerdings über den nächsten Punkt, die Custom Code Analyse (über alle SAP-fremden Namensräume), abdecken. Zu beachten ist, dass hier lediglich eine Aufstellung des Custom Codes mitsamt Hinweismeldungen erfolgt und die genaue Analyse und Bewertung im ABAP Test Cockpit durch Entwicklungsexperten im Nachgang erfolgen muss.

 

Basierend auf der bisherigen Nutzung des Systems werden Fiori Apps empfohlen, die zukünftig diese Geschäftsprozesse abdecken und die alten Transaktionen ersetzen. Eines der wichtigsten Ergebnisse ist die Auswahl der relevanten Simplification Items passend zur Systemnutzung, was den Aufwand, den gesamten Simplification Item Katalog durcharbeiten zu müssen, erheblich reduziert. Wir empfehlen eine Aufteilung der Simplification Items nach Fachbereichen, damit diese in kleinen Runden unter Einbeziehung eines IT-Experten diskutiert und bewertet werden können.

 

Die im System enthaltenen Bewegungsdaten werden daraufhin analysiert, ob es beispielsweise sehr alte, noch offene Belege im System oder Ähnliches gibt. Diese könnten erhebliches Aufräumpotenzial bieten, was hilft den benötigten Speicherplatz der HANA Datenbank (und damit auch die Kosten) zu verringern. Das Datenvolumen an sich und welches Archivierungspotenzial es bietet, werden angezeigt und können für erste vorgelagerte Archivierungs- und Housekeeping-Maßnahmen genutzt werden. Schließlich wird noch eine grobe Aussage zum HANA Sizing und wie groß die geschätzte Einsparung durch die Kompression der Daten auf der HANA Datenbank ist, gegeben. Dies stellt aber nur eine rein-IST-datenbasierte Bewertung dar und sollte um eine Betrachtung der zukünftigen Nutzung des Systems und weiteren Leistungsmerkmalen ergänzt werden.

 

  • SAP Online Tools nutzen (BSR, TN, Roadmap Viewer, Best Practices Explorer)

Die im oberen Teil des Artikels beschriebenen Tools wie Transformation Navigator, Roadmap Viewer, Business Scenario Recommendations oder Best Practices Explorer lassen sich losgelöst vom System oder einem Projekt bereits jetzt nutzen, um z.B. ein Zielbild oder einen groben Projektplan und -dauer zu erhalten. Wir können Sie bei der effektiven Nutzung dieser Tools, der Interpretation der Ergebnisse sowie der Ableitung von zielführenden, individuellen Maßnahmen unterstützen.

 

  • Custom Code Checks auswerten

Der in jedem ERP-System vorhandene Custom Code lässt sich heute schon kategorisieren und bspw. mit Hilfe des ABAP Test Cockpits bewerten. In einigen Fällen lohnt sich sogar schon ein vorgezogener Rückbau oder das Löschen nicht mehr benötigter Custom Codes, um den späteren Transformationsprozess zu erleichtern.

 

  • Anforderungen & Erwartungen der Fachbereiche aufnehmen

Je nach Vorkenntnisstand der Fachbereichsmitarbeiter können zur Vorbereitung des Transformationsprojektes die Anforderungen an das neue System aufgenommen oder im Fall von Erwartungen auch gezielt beeinflusst werden, indem eine frühzeitige Beschäftigung mit einhergehenden Prozessveränderungen und neuen Möglichkeiten stattfindet.

 

  • Sich mit der Simplification Item Liste vertraut machen

Die Änderungen, die sich mit S/4 ergeben, werden von der SAP in Form von Simplification Items dokumentiert. Dieser Katalog ist für jedes S/4 Release verfügbar und durch eine frühe Beschäftigung damit können Stolperfallen oder vorbereitende Maßnahmen frühzeitig eingeplant werden. Wir empfehlen, wie bereits oben beschrieben, die Durchführung des Readiness Checks, da dieser eine bereits vorgefilterte Liste mit Simplification Items als Ergebnis liefert.

 

  • Datensammlung & Logging Transaktionen aktivieren

Als Vorbereitung für den Readiness Check sollten diverse Datensammlungs- und Logging-Maßnahmen im Quellsystem bereits frühzeitig aktiviert werden, damit später mindestens ein Zeitraum von 15 Monaten zur Analyse herangezogen werden kann. Auf diese Weise werden auch seltene, einmalig im Geschäftsjahr vorkommende Tätigkeiten und Prozesse dokumentiert und miteinbezogen.

 

  • Sandbox Bereitstellung (+DL) evaluieren

Zu guter Letzt sollte man den Einsatz eines Sandboxsystems ins Auge fassen, um erste Erfahrungen mit dem neuen System und der neuen Benutzeroberfläche Fiori sammeln zu können. In diesem System kann auch die Implementierung der SAP Model Company zum Testen der Standardprozesse Sinn machen. Umgesetzt als Greenfield Cloud-System bietet es den Vorteil, schnell innerhalb weniger Tage bei einer Reihe von Anbietern bereitgestellt werden zu können. Abgesehen vom Erkenntnisgewinn in Bezug auf S/4, bietet es auch die Möglichkeit Erfahrungen über den bereitstellenden oder implementierenden Anbieter sammeln zu können, im Hinblick auf eine spätere Zusammenarbeit im Transformationsprojekt.

 

 

Fazit

Um eine „IT-Readiness“ für eine Transformation auf S/4HANA herzustellen, gilt es eine Reihe von Fragen zu beantworten und Tätigkeiten und Aufgaben, auch schon bereits vor dem eigentlichen Projektstart, durchzuführen. Die hier beschriebenen Tools können einen wichtigen Beitrag (und im Fall des Readiness Checks sogar den zentralen Einstiegspunkt) auf dem Weg zur Erarbeitung der notwendigen Ergebnisse liefern. Zudem können sie über die Laufzeit des Projekts (und darüber hinaus) weiterhin genutzt werden, um aktuelle Veränderungen (z.B. neue Produktlösungen) und Bedürfnisse auf die gleiche Weise in Zielarchitektur, Roadmap und Projektplan einzuarbeiten wie vor Beginn des Transformationsprojekts. So wird sichergestellt, dass nicht nur einmalig eine IT Readiness hergestellt wird, sondern kontinuierlich im Unternehmen erhalten bleibt.

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