CRM-Auswahlprozess: Evaluierung strategisch gestalten //
Bayern Tourismus Marketing GmbH
Projektziel
Da die vorhandene CRM-Software „in die Jahre“ gekommen war, wünschte sich die Bayern Tourismus Marketing GmbH (BayTM) eine State-of-the-Art-Lösung für die Digitalisierung und die Automatisierung ihres Partner- und Kontaktmanagements. Das neue System sollte alle Partner- und Kontaktinformationen sowie sämtliche Aktivitäten an einem Ort bündeln, um abteilungsübergreifend Transparenz und Synergien zu schaffen sowie ein zielgerichtetes Marketing zu unterstützen.
Nach einigen internen Recherchen wurde dem Team schnell klar, dass es professionelle Unterstützung benötigt, um sich im komplexen CRM-Markt für ein geeignetes System entscheiden zu können. Im Rahmen einer Ausschreibung suchte die BayTM daher einen Partner, der dem Team bei der Erarbeitung einer CRM-Strategie, der Ausarbeitung von praxisrelevanten Use Cases, der Anforderungsspezifikation, der Tool-Selektion und der fachlichen Gestaltung des Vergabeverfahrens zur Seite steht.
Im Zuge der Ausschreibung wurde Vision11 beauftragt, die gewünschten CRM-Zielprozesse aufzunehmen, sie zu dokumentieren und den Tool- bzw. Anbieter-Auswahlprozess zu begleiten.
Auf einen Blick
- Definition der CRM-Strategie und des bereichsübergreifenden CRM-Zielbilds
- Erarbeiten und priorisieren der praxisrelevanten Use Cases
- Erstellen der Anforderungsspezifikation (Leistungsbeschreibung)
- Erstellen einer gewichteten Bewertungsmatrix für die Vorauswahl und die finale Beurteilung von Anbietern.
- Erstellen einer Entscheidungsvorlage für die CRM-Auswahl
- Erstellen einer Budgetplanung und einer Roadmap für die CRM-Einführung
- Unterstützung bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen für das Implementierungsprojekt
- Unterstützung bei der Auswertung der Anbieterangebote
- Datenbereinigung
Steps & Highlights
Im Rahmen eines Kick-off-Workshops mit allen relevanten Fachbereichen der BayTM wurden eine Bestandsaufnahme gemacht sowie die strategischen und operativen Zielsetzungen für ein neues CRM-Systems definiert. Auf dieser Grundlage ließ sich ein gemeinsames, bereichsübergreifendes Verständnis und Zielbild entwickeln.
Darauf aufbauend wurden nun im Rahmen weiterer Workshops gemeinsam mit den Bereichen die praxisrelevanten Use Cases und Anforderungen erarbeitet und zu einer umfassenden Anforderungsspezifikation zusammengefasst.
Basierend auf den Kernanforderungen erstellte Vision11 eine Shortlist der in Frage kommenden CRM-Systeme. Diese wurden mit Hilfe einer gewichteten Matrix bewertet. Im Ergebnis konnte Vision11 eine fundierte Tool-Empfehlung aussprechen und stellte den Kontakt zu ausgewählten Herstellern her.
In einem nächsten Schritt forderte die BayTM die Anbieter auf, ihre Lösungen vorzustellen. Daraufhin folgte die Entscheidung, der Empfehlung von Vision11 zu folgen und das Implementierungsprojekt auszuschreiben. Hier unterstützte Vision11 die BayTM bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und bei der Analyse der eingehenden Angebote.
Parallel zu diesem Evaluierungsprojekt nahm Vision11 auch die Analyse und die Bereinigung der bestehenden Partner- und Kontaktdaten des Altsystems vor, um so die Migration der Daten in ein neues Tool vorzubereiten.
Mehrwert
Durch die fachkundige Unterstützung von Vision11 war die BayTM in der Lage, die Anforderungen an ein neues CRM-System sowie die entsprechenden Use Cases zu definieren, zu dokumentieren und eine geeignete CRM-Software auszuwählen. So war es möglich, in sehr kurzer Zeit eine passgenaue Ausschreibung zu erstellen und den Auswahlprozess zu durchlaufen.
„Die professionelle, reibungslose und angenehme Zusammenarbeit mit Vision11 hat uns viel Spaß gemacht. Während des gesamten Projekts wurden wir von einem stabilen Team aus sehr kompetenten und erfahrenen Berater:innen unterstützt, die sich sehr schnell in die Themen eingearbeitet und Arbeitsergebnisse immer zuverlässig und pünktlich abgeliefert haben. Hervorzuheben sind die extrem schnellen Reaktionszeiten und die leidenschaftliche Einsatzbereitschaft der Berater:innen von Vision11.“
Claudia Mitchell, Stabsstelle Netzwerk- und Partnermanagement, Bayern Tourismus GmbH
Über Bayern Tourismus Marketing GmbH
Die Bayern Tourismus Marketing GmbH (BayTM) ist die offizielle Landestourismusorganisation des Freistaats Bayern. In dessen Auftrag verantwortet sie das nationale und internationale Marketing für das Urlaubs- und Reiseland Bayern mit innovativen Kampagnen und modernem Storytelling. Darüber hinaus unterstützen die BayTM ihre Partner*innen in den Orten und Regionen Bayerns bei der Tourismusentwicklung als starker Wirtschaftsfaktor und wichtiger Arbeitgeber und hilft so, regionale Wertschöpfungsketten, gute (Freizeit-)Infrastrukturangebote und natürliche Ressourcen zu bewahren – für eine lebenswerte Heimat für Einheimische und Gäste.
Weitere Informationen www.tourismus.bayern
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