Effizientes Projektmanagement mit SAP CX – Von der Produktentwicklung bis zur Herstellung und Vertrieb

Hochkomplexe medizinische Geräte erfordern ein weitreichendes Projektmanagement, das sich von der Entwicklung bis zur Herstellung der Biotech-Produkte erstreckt. Das Besondere dabei ist, dass die einzelnen Geräte in ihren diversen Variationen und Konfigurationen direkt mit dem Endkunden abgestimmt werden. Dadurch entsteht ein klassischer Vertriebsprozess eines Maschinenherstellers.

Die große Herausforderung liegt darin, diesen Prozess an das begleitende Projektmanagement zur Entwicklung und den finalen Vertrieb der hochkomplexen medizinischen Geräte zu koppeln. Eine weitere Besonderheit ist der Vertrieb der Geräte, sobald diese in die Serienproduktion gegangen sind. Hierbei sollte das Angebots- und Auftragsmanagement nahtlos in das bestehende Konstrukt übergehen.

Projektziel

Unser Kunde ist ein weltweit agierendes Unternehmen aus der Medizintechnik-Branche mit über 1.300 Mitarbeitern und über 250 Mio. EUR Jahresumsatz. Das Unternehmen hat es sich zum Ziel gesetzt, das die gesamte Wertschöpfungskette hinweg begleitende Projektmanagement zu optimieren, systemseitig geeignet abzubilden und auf der Prozessebene durchgehend zu integrieren.

Das künftige Projektmanagementtool soll die Projekte in erster Linie auf einer höheren Ebene begleiten und den Entwicklungsprozess der medizinischen Geräte in jeglicher Hinsicht unterstützen. Dabei erfolgt eine Koppelung zwischen den vertrieblichen Abläufen und dem Entwicklungsprozess. Im Fokus stehen unter anderem die Visualisierung des Projektfortschritts und der Aktivitäten durch eine aussagekräftige Timeline und die aktuellen Analyse-Dashboards. Die Möglichkeit einer ganzheitlichen Analyse sollte durch die Integration einer cloudbasierten CRM-Lösung in die bestehende Systemarchitektur bewerkstelligt werden.

Auf einen Blick

• Abbildung des Projektmanagements im CRM basierend auf dem Opportunity-Management zur Visualisierung der phasenbasierten Entwicklungs- und Vertriebsprozesse
• Ausgeprägtes Berechtigungsmanagement zur Steuerung der Projektrollen involvierter Parteien
• Erweiterung des Kundenbeziehungsmanagements zum rollenbasierten Involvement in der jeweiligen Phase der Projekte
• Ausbau des Aktivitäten-Managements zur kollaborativen Arbeitsweise der sowohl internen als auch externen Parteien
• Einführung von analytischen Komponenten zum Monitoring der Data-Quality
• Implementierung eines weiterführenden Opportunity-/Projektreportings

Steps & Highlights

Als CRM Beratungs- und Implementierungspartner mit exzellenter Expertise in der Maschinenbau-Branche und im indirekten Vertrieb unterstützte Vision11 den Fachbereich und die IT bei der Erreichung der ambitionierten Projektziele.

In der ersten Projektphase wurden gemeinsam die Anforderungen erfasst, eruiert und priorisiert. Anhand der Erkenntnisse aus der Anforderungsphase wurde unter anderem ein anspruchsvolles Berechtigungskonzept erstellt und in einem standardorientierten Template realisiert. Zur Abbildung des Projektmanagements im CRM wurde nach Abstimmung mit den Fachbereichen des Kunden der Fokus auf die CRM-Funktionalität „Opportunity Management“ gelegt, um alle projektspezifischen Anforderungen abzubilden. Ein großer Mehrwert für das Projekt lag dabei in der kreativen Denkweise und der starken Lösungsorientierung der Vision11 Berater.

Mit der Implementierung des Projektmanagements und der Einbindung des CRM in die bestehende Systemarchitektur wurde die richtige Basis geschaffen, um die operativen Produktionsprozesse im SAP ERP mit dem Projektmanagement im SAP CX zu verknüpfen.

Die durchgängige Integration der CX-Plattform in die bestehende SAP ERP Lösung war eine entscheidende Herausforderung im Projekt. Entscheidend war dabei neben der Replikation von Kunden- und Kontaktdaten die Abbildung der einzelnen Phasen und der zugehörigen Daten der Langzeitprojekte. Die SAP Cloud Plattform (SCP) wurde verwendet, um Kundendaten in der hybriden und heterogenen IT-Umgebung des Kunden optimal abzubilden. Mit dem SCP wurden im Projekt zahlreiche End-to-End-Integrationsszenarien umgesetzt.

Dank der Expertise von Vision11 im Bereich der Qualitätssicherung wurde bei der Integration eine sehr hohe Datenqualität sichergestellt. Im Verlauf des Projekts konzipierte und realisierte Vision11 zahlreiche Quality Check Reports und optimierte diese mithilfe definierter Quality Gates. Auf diese Weise können auch Daten aus den verbundenen Systemen wie SAP ERP im CRM auf die sehr hohen Qualitätsstandards überprüft werden. Diese Reports haben erheblich dazu beigetragen, dass die Datenqualität auch in den Quellsystemen deutlich gestiegen ist.

Die geplanten GoLive-Maßnahmen wurden gemeinsam mit der Fach- und IT-Abteilung erfolgreich durchgeführt. Die Schulung der System-Administratoren und Key User erfolgte sowohl vor Ort als auch über kurze, informative Schulungsvideos, um die Effizienz des Wissenstransfers zu steigern. Aufgrund des sehr guten Projektfortschritts wurden der ursprünglich geplante GoLive-Termin sowie das anfangs vorgeschlagene Budget zu 100 Prozent eingehalten.

„Die Umsetzung wäre in so kurzer Zeit nicht ohne die professionelle, lösungsorientierte, flexible und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Vision11 möglich gewesen. Wir schätzen die hohe technische Expertise, unabhängige Beratung, das maximale Engagement sowie die umfassende Kundenorientierung der Vision11. Hier haben wir einen erfahrenen und zuverlässigen Partner gefunden, mit dem wir in der Zukunft zahlreiche weitere komplexe Lösungen erarbeiten und realisieren werden.“

Head of Business Applications

Mehrwert

Durch die Digitalisierung der Projektmanagementprozesse und die Einbindung der SAP CX Plattform in die bestehende Systemarchitektur wurde die Basis geschaffen, um die Produktion, Angebots- und Auftragsabwicklung mit dem Projektmanagement im CRM zusammenzuführen.

Darüber hinaus wurden die sehr stark projektorientierten Prozesse digitalisiert, was sowohl eine messbare Effektivität als auch eine deutliche Effizienzsteigerung zur Folge hatte.

Die neu eingeführte CRM-Lösung bietet den Nutzern aus den Fachbereichen einen erheblichen Mehrwert im operativen Geschäft. Die Mitarbeiter verfügen nun über ein zentrales CRM-System mit einem synchronen Datenbestand. Die neue Lösung verbessert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern löst zahlreiche Datensilos auf und verbessert spürbar die Datenqualität. Durch die vollständige 360​​°-Ansicht auf Kunden, Projekte und die damit einhergehenden Aktivitäten lernen die Mitarbeiter ihre Kunden neu kennen und entdecken so neue Verkaufschancen und -potenziale, die ohne die neue CRM-Lösung nicht deutlich geworden wären.

Projektmethodik

Die semi-agile WATERSCRUM-Projektmethodik von Vision11 ist einer der ausschlaggebenden Erfolgsfaktoren des Projektes. Dank der engen Abstimmung in der Zusammenarbeit zwischen Vision11 und dem Fach- und IT-Bereich sowie einer sinnvollen Aufgabenteilung gelang es, den genauen Projektfortschritt durchgehend und transparent im Auge zu behalten. Dank einer sinnvollen und abgestimmten Kombination von agilen und klassischen Instrumenten konnte die innovative WATERSCRUM-Projektmethodik von Vision11 einen entscheidenden Beitrag zum Projekterfolg leisten.