Datensilos: Digitale Zeitbomben – und wie sie sich entschärfen lassen
Daten sind wichtiger denn je. Denn sie dienen Unternehmen dazu, sowohl fundierte Entscheidungen zu treffen, als auch Geschäftsprozesse zu optimieren. Doch allzu oft stoßen sie hier auf ein Problem: Datensilos. Diese isolierten Datenspeicher sind digitale Zeitbomben, die Unternehmen unbemerkt infiltrieren und erhebliche Auswirkungen auf Effizienz, Sicherheit und Kosten haben können.
In diesem Blogbeitrag werfen wir einen Blick auf die Herausforderungen von Datensilos und diskutieren, wie sie aufgebrochen werden können, um eine vernetzte Datenlandschaft zu schaffen und eine 360-Grad-Kundensicht zu etablieren.
Datensilos verstehen: Die Herausforderung der Isolation
Datensilos entstehen, wenn Informationen in isolierten Systemen oder Abteilungen gespeichert werden, ohne die Möglichkeit, sie auf einfachem Weg auszutauschen. Dies kann zu Fragmentierung, Inkonsistenzen und ineffizienten Arbeitsabläufen führen. So kann etwa die Marketingabteilung über wichtige Kundendaten verfügen, während dem Vertrieb zusätzliche oder abweichende Informationen in einem anderen System vorliegen. Ohne eine nahtlose Verbindung zwischen diesen Datensilos bleibt wertvolles Wissen ungenutzt und Datenqualitätspotenziale werden nicht ausgeschöpft.
Die Auswirkungen von Datensilos auf Unternehmen
Die kürzlich veröffentlichte „Industrie-Studie 2023, Erfolgsfaktor Daten“ des Technologieunternehmens XPLM deckte auf, dass Datensilos nach wie vor ein bedeutendes Hindernis für die interne Zusammenarbeit in vielen Unternehmen darstellen. Trotz jahrelanger Bemühungen, Schnittstellen zu optimieren, behindert der stockende Informationsfluss die Betriebe erheblich.
Die Studie, die Ende 2022 durchgeführt wurde und 126 Führungskräfte aus Industrieunternehmen mit einem Mindestumsatz von 40 Millionen Euro umfasste, konzentrierte sich auf Branchen wie Maschinenbau, Automotive, Elektroindustrie, Chemie, Pharma, Lebensmittel, Medizintechnik und Energie. Die alarmierenden Ergebnisse zeigen, dass in drei von vier Unternehmen Datensilos nach wie vor ein ernsthaftes Problem für die interne Zusammenarbeit darstellen. Für 74 Prozent der Führungskräfte ist dies sogar ein klarer Wettbewerbsnachteil.
Überraschend ist, dass bei über 40 Prozent der Befragten die Anzahl der Datensilos sogar zugenommen hat. Stattdessen konnten lediglich zehn Prozent eine unternehmensweite Verbesserung des Informationszugangs verzeichnen. Die Studie verdeutlicht, dass Veränderungen oft an kulturellen Barrieren oder technischen Hürden scheitern. Zwei Drittel der Teilnehmer sehen die Entstehung von Datensilos durch die Unternehmenskultur begünstigt. Und jeweils 71 Prozent nennen sowohl mangelnden Wissenstransfer in den Fachabteilungen als auch fehlende Schnittstellen als Herausforderungen für die Beseitigung von Datensilos.
3 Schlüsselfaktoren, um Datensilos erfolgreich aufzubrechen
Um Datensilos aufzubrechen, muss eine Datenkonsolidierung stattfinden. Drei Erfolgsfaktoren sind hier von zentraler Bedeutung: eine strategische Herangehensweise, die richtige Technologie und ein Fokus auf Data Governance und kulturellen Wandel. Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf diese Schlüsselaspekte, die den Weg zur erfolgreichen Datenkonsolidierung ebnen.
Strategische Herangehensweise
Bei der strategischen Herangehensweise zur Datenkonsolidierung ist es essenziell, den aktuellen Status zu erfassen. Hierbei werden die Existenz, der Ort und die Verantwortlichen für die vorhandenen Daten identifiziert. Durch die Identifikation von Pain Points können Defizite aufgedeckt werden. Doch gleichzeitig lassen sich auch Chancen erkennen, z. B. in Form von qualitativ hochwertigen Datensätzen in bestimmten Abteilungen. Entscheidend sind dabei die klare Festlegung von Zielen und konkrete Use Cases. Denn beides beeinflusst maßgeblich die Strategie zur Datenbereinigung und ermöglicht eine effiziente Umsetzung.
Technologie
Die Auswahl der richtigen Technologie spielt für eine erfolgreiche Datenkonsolidierung eine essenzielle Rolle. Je nach Ausgangssituation und Zielsetzung sollte man aus einer Vielzahl möglicher Optionen die für den konkreten Einzelfall ideale Zusammenstellung und Architektur auswählen.
Datenintegrationsplattformen und Middleware-Komponenten stellen hier Schlüsseltechnologien dar. Sie verbinden Daten nahtlos aus verschiedenen Quellen miteinander und können konsolidierte und qualitätsgesicherte Informationen zentral bereitstellen.
Die Middleware ermöglicht die effiziente Kommunikation zwischen verschiedenen Anwendungen und Systemen, unabhängig von ihrer zugrunde liegenden Technologie. Dies ist besonders wichtig, wenn Daten aus verschiedenen Quellen und Prozessen stammen, aber dennoch in einheitlicher Weise zur Verfügung stehen sollen. Somit ermöglicht die Middleware die Orchestrierung der Geschäftsprozesse und verantwortet die Integration der angebundenen Systeme und der zugehörigen Datenflüsse.
Mittels Datenintegrationsplattformen können in einer Systemlandschaft Daten und Teilprozesse unter speziellen fachlichen Aspekten dediziert verarbeitet werden. Ein Beispiel einer solch spezialisierten Integrationsplattform aus dem Bereich CRM sind Customer Data Platforms (CDP). Diese konsolidieren alle kundenbezogenen Daten und ermöglichen somit eine 360 Grad Kundensicht.
Mittels Standardkonnektoren oder vorhandenen APIs (Application Programming Interfaces) werden Daten aus verschiedensten Quellen gesammelt. Innerhalb der Integrationsplattform findet die Datenkonsolidierung aufgrund fachlicher Kriterien statt und berücksichtigt dabei die essenziellen Zusatzerfordernisse für eine reibungslose Nutzung der Daten im CRM-Kontext. Hierzu gehört die Ausbildung eines vertrauenswürdigen Golden Records des Kunden sowie die Verwaltung der gesetzeskonformen Einwilligungen für alle Arten von Kundenkontakt-Aktionen. Als zentrale Single-Point-of-Truth-Quelle lassen sich die in der CDP vorgehaltenen Kundendaten für alle weiteren Prozessschritte nutzen (Datenanalyse, Datennutzung und Datenvisualisierung).
Die gezielte Auswahl und die Integration dieser Technologien ist entscheidend für eine effektive Datenkonsolidierung. Denn beides legt den Grundstein für eine optimierte Datenverwaltung und die gewinnbringende Nutzung der Daten.
Der Mehrwert einer solchen Technologieentscheidung lässt sich anhand eines Use Cases aus unserem Kundenkreis verdeutlichen: Eine E-Mail-Kampagne für Newsletter-Abonnenten des Segments „potenzieller Kunde“ soll für mehr Conversion sorgen. Die CDP stellt alle Daten bereit – unter anderem die Daten der Marketing-Leads aus dem CRM-System, den Website-Traffic und die Marketing-Consents.
Nach der ersten Aktivierungs-Mail lässt sich nun auswerten, welche Kund:innen auf der Homepage waren und den Produktkonfigurator bedient haben. Das Ergebnis ist ebenfalls einsehbar. Dieses wird dann genutzt, um potenziellen Kund:innen (die ihr Marketing-Einverständnis gegeben haben) personalisierte E-Mails zu den von Ihnen konfigurierten Produkten zuzusenden.
Später lässt sich dann auswerten, wie viele Leads zu Käufer:innen wurden und an welchem Punkt der Customer Journey sie sich für den Kauf entschieden haben. In unserem Fall konnte die Conversion-Rate durch die Personalisierung der Folgekommunikation stark gesteigert werden.
Data Governance & kultureller Wandel
Eine erfolgreiche Datenkonsolidierung erfordert nicht nur technologische Lösungen, sondern auch einen starken Fokus auf Data Governance und den Wandel der organisatorischen Kultur. Die Implementierung klarer Richtlinien für das Datenmanagement und die Datennutzung bilden dabei die Basis für eine strukturierte und transparente Datenverwaltung. Entscheidend ist hier das Festlegen von klaren Verantwortlichkeiten und Prozessen, um die Datenqualität sicherzustellen und eine konsistente Datenbasis zu schaffen.
Eine weitere zentrale Rolle spielt die Sensibilisierung der Mitarbeitenden für die Bedeutung der Datenintegration. Durch die Förderung einer Kultur der Zusammenarbeit und des Datenaustauschs zwischen verschiedenen Abteilungen lässt sich nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch eine gemeinsame Verantwortung für die Qualität und Integrität der Daten etablieren. Der Wandel der organisatorischen Kultur in Richtung einer datengetriebenen Zusammenarbeit ist somit entscheidend, um die volle Wirkung der Datenkonsolidierung zu entfalten.
Fazit: Auf dem Weg zur 360-Grad-Kundensicht
Grundsätzlich gilt: Datensilos können zu einem erheblichen Hindernis für den Geschäftserfolg werden. Doch mit Hilfe der richtigen Strategien und Technologien ist es möglich, sie aufzubrechen und eine vernetzte Datenlandschaft zu schaffen. Dabei sollten Unternehmen nicht nur auf die technologischen Aspekte achten: Ebenso wichtig ist es, eine kulturelle Veränderung fördern, um auf diese Weise die Zusammenarbeit und den Austausch von Informationen zu erleichtern. Denn die Überwindung von Datensilos ist entscheidend, um das volle Potenzial von Daten in der heutigen Wissensgesellschaft zu entfalten.
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Gerne stehe ich Ihnen für ein weiterführendes Gespräch zur Verfügung:
Julia Schaberg
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